Rail construction software for site and office
The crew documents the work. The office bills from the same record. RailPilot links daily reports, work records and measurements to the work section – without rebuilding them from notes, chats and separate lists.
Usually answered within one business day · Pilot on a real work section · You decide after the conversation
Capture the work where it happensCables, earthing, time, photos, daily reports and deviations.
Give the office a usable recordPlan versions, measurements, evidence, costs and billing.
Capture onceThe service stays linked to the work section and project
Keep roles clearCrew, site management, dispatch and office each handle their step
Find evidence instantlyPhoto, rail km, item, document and decision stay together
Continue directlyConfirmed quantities are ready for measurement and billing
Produkt-Tour · laufende Testumgebung
Fünf Originalansichten zeigen den Weg eines Arbeitsabschnitts von der mobilen Erfassung bis zur Rechnung – unverändert aus dem laufenden System.
Die Kolonne erfasst Kabel, Bahn-km, Menge, Ausführung, Foto und Status direkt am Arbeitsabschnitt. Klare Pflichtfelder führen durch den Eintrag.
ErgebnisEin vollständiger Vorgang statt Papier, Chatverlauf und späterem Nachtragen.
Projektleitung und Bauüberwachung sehen Fortschritt, Restmengen und zugehörige Nachweise im selben Projekt – ohne Stände aus mehreren Listen abzugleichen.
ErgebnisFehlende Angaben und offene Punkte fallen auf, bevor sie Prüfung oder Abrechnung verzögern.
Projekt, Kalenderwoche, Vorarbeiter, Team, Fahrzeuge und Arbeitszeit laufen in einer Planung zusammen. Fehlende Zuordnungen werden vor dem Einsatz sichtbar.
ErgebnisDie Disposition erkennt früh, was für den Arbeitsabschnitt noch geklärt werden muss.
Mitarbeitende sehen ihre Zeiten mobil. Im Büro lassen sich Aufmaß, Positionen, Zahlungen und Belegstatus bis zum Projektabschluss nachvollziehen.
ErgebnisBestätigte Zeit und Leistung stehen dort bereit, wo die Abrechnung entsteht.
Positionen, Mengen, Einheitspreise, Zuschläge und Ausführungsrahmen werden in einem Angebotsdokument zusammengeführt.
ErgebnisAngebotsgrundlage und späteres Projekt behalten denselben Leistungsbezug.
Die Ansichten stammen aus der laufenden RailPilot-Testumgebung. Alle sichtbaren Firmen-, Personen-, Projekt- und Finanzdaten sind synthetisch.
Für Bahnprojekte in DACH
RailPilot verbindet Arbeitsabschnitt, Nachweis, Planstand, Aufgabe und Abrechnung. Begriffe, Datenquellen, Rechte, Vorlagen und Übergaben richten wir am jeweiligen Unternehmen und Projekt aus.
Für Projekte in Deutschland werden Bahn-km, Betriebsstellen, DS100-Codes sowie benötigte GAEB- und E-Rechnungswege projektspezifisch abgestimmt.
Rollen, Benennungen, Dokumente und Austauschwege werden anhand der ÖBB- und Auftraggebervorgaben im Erstgespräch aufgenommen.
SBB- und Auftraggeberprozesse, Projektstruktur, Nachweiskette und freigegebene Datenquellen werden vor dem Pilot klar abgegrenzt.
Vor dem Pilot prüfen wir, welche Betreiberprozesse, Datenquellen, Schnittstellen und Formate für Ihren Einsatz erforderlich und verfügbar sind.
Where RailPilot reduces daily effort
RailPilot starts where rail construction teams lose time and money every day: duplicate entry, missing evidence and handovers that get stuck between site and office. Every service lost there may later be missing from the measurement or final invoice.
Entry instead of transferService, rail km, photo and quantity are captured at the work section, not reconstructed days later.
Context instead of follow-upCrew, site management and office see the same record with evidence, open point and status.
Spot gaps before billingMeasurements and billing use confirmed quantities and documents; missing pieces become visible early.
Clarity before the work intervalAbsences, equipment, checks, returns and remaining work can be reviewed before deployment.
Der konkrete Effekt hängt von Prozess, Datenqualität und Nutzung im Team ab. RailPilot schafft dafür einen gemeinsamen, nachvollziehbaren Projektstand.
Talk us through your workflowOne project file instead of scattered records
RailPilot verbindet Leistung, Bahn-km, LV-Position, Fotos, Team, Gerät, Dokumente und Kosten am Arbeitsabschnitt. So greifen Kolonne, Bauleitung und Büro auf denselben aktuellen Stand zu, statt sich Informationen gegenseitig hinterherzutragen.
The work section as the common thread
The work section connects route, rail km, bill-of-quantities item, cable or earthing, crew, equipment, images, plan version and correspondence. This makes it possible to trace what was carried out where – even months later when questions arise about measurements or the final invoice.
Route & rail kmRoute 6100 · km 12.345–12.770
Cable & earthingCable K-2047 · earthing connection · quantity
Service & BOQItem, measurement and remaining work
Crew & assetCrew, QR equipment and deployment status
Evidence & resultPhotos, report, task and review status
Angebotskalkulation mit eigener Preisbasis
Beim Laden eines Angebots gleicht RailPilot übernommene LV-Positionen ohne vorhandenen Einheitspreis mit der unternehmenseigenen Preisliste ab. Ausreichend passende Treffer werden vorbelegt; bereits vorhandene Preise bleiben unverändert. Für jede Position lassen sich weitere Preisvorschläge anzeigen, vergleichen und gezielt übernehmen.
GAEB-, Excel-, CSV- oder Auftraggeberunterlagen werden entsprechend der eingerichteten Feldzuordnung strukturiert in das Angebot übernommen.
Positionen ohne Einheitspreis werden mit Bezeichnung, Beschreibung, Positionscode, Stichwörtern und Einheit gegen die aktive Preisliste geprüft.
Automatisch zugeordnete Preise bleiben als Vorschlag erkennbar. Nicht ausreichend passende Positionen bleiben offen, statt stillschweigend bepreist zu werden.
Nach der fachlichen Prüfung bleiben Leistungsbezug, Mengen und Preisgrundlage für Freigabe, Versand und spätere Projektanlage erhalten.
Der Vorschlagsdialog übernimmt die aktuelle Leistungsbeschreibung als Bezug. Kalkulatoren können nach Leistung, Code oder Stichwort suchen, einen Preislistenwert auswählen oder bewusst einen eigenen Preis setzen.
Submission, Angebotsfrist, Ausführungsfenster, Entfernung, Angebotsstatus und verfügbare Kapazitäten werden anschließend im selben Vorgang weitergeführt. Nach Beauftragung bleiben Leistungsbezug und Angebotsgrundlage für Projekt, Baustelle und Aufmaß erhalten.
Verantwortung bleibt klar: Automatische Preiszuordnung und Positionsvorschläge unterstützen die Kalkulation. Prüfung, Anpassung und Freigabe bleiben bei den zuständigen Rollen. Die konkrete Import- und Preislistenlogik wird an Datenformat, Feldzuordnung und Unternehmensprozess angepasst.
From tender to project close
The scope of work, deployment, site documentation, evidence, costs and close-out are managed as one project flow – from the bill of quantities to the final invoice.
Capture bill of quantities, price basis, submission and execution window.
Move scope, period, client and available capacity into the project.
Assign crew, vehicles, tools, plan version, rail km and work section.
Capture cable, earthing, time, people, weather, quantities, photos and obstructions.
Bring evidence, remaining work, measurements, variations, costs and invoice status together.
Track payment status, corrections, retentions, deadlines and close-out documents.
Technically deep, not just generally digital
RailPilot manages cable pulling and earthing as dedicated disciplines. Daily work becomes an evaluable record linked to position and project – not just a sequence of photos.
Planned and actual quantities, unit prices and item values show progress and create a cable-linked installation record.
Trenches, troughs, ducts and reinstatement remain linked to section, location, quantity and execution.
Optionale Fachmodule in der Testumgebung
RailPilot ergänzt die gemeinsame Projektakte um bahnspezifische Fachmodule. Die gezeigten Register wurden im Testprojekt mit realistischen synthetischen Inhalten befüllt und direkt im laufenden System aufgenommen.
Beide Register sind im Testprojekt Bahnhofsanbindung Hafenrampe mit realistischen synthetischen Daten befüllt. Die Bilder zeigen unveränderte RailPilot-Oberflächen.
Einbau, Tausch, Reparatur, Wartung und Ausbau einer Weichenheizung werden als zusammenhängender Fachvorgang geführt.
Gräben, Tröge, Schächte, Querungen, Schutzrohre und Wiederherstellungen werden direkt dem ausgeführten Abschnitt zugeordnet.
Digital site documentation with project context
Ein Bautagesbericht verbindet Anwesenheit, Wetter, Behinderungen, Fotos und die ausgeführte Arbeitsposition – etwa Kabel, Schacht, Deckel, Abdeckung, Freischnitt oder Erdung. Das Büro erhält den Zusammenhang direkt, statt ihn aus mehreren Quellen zu rekonstruieren.
Daily report with work itemDaily documentation becomes reliable evidence for project, measurement and follow-up.
Technical protocols for signalling and noise barriersConfigured disciplines can record technical components, locations and intended test values.
Completeness before close-outMissing or incomplete daily reports can be filtered before gaps reach evidence or billing.
A signable daily recordTime, breaks, weather, activities, photos and signature stay together and can be exported as a PDF record.
Directly at the work section
RailPilot is designed for smartphones and tablets. Large touch targets, clear required fields and project-linked entries help crews document work completely where it happens.
With a network connection, the current status is available in the project immediately. Offline and fallback requirements are checked for each operating environment.
Configurable for your workflow
The shared core connects mobile capture, project control, evidence and billing. Disciplines, required fields, roles and interfaces are adapted to your trade, client and company process.
Record cables, drums, partial lengths, rail km, earthing types, quantities, photos and execution status directly in the project.
Keep daily reports, weather, time, people, activities, obstructions, photos and signatures together as one daily record.
Keep bill-of-quantities items, executed quantities, progress, variations and approvals linked to the work section and evidence.
Give projects, responsibilities, costs, documents, tasks, defects and damage a clear priority, owner and deadline.
Compare imported GAEB, Excel and CSV schedules with price data; keep tender status, approval and dispatch linked until handover.
Plan crews, employees, vehicles and tools by period, rail km and project section, including leave, illness, maintenance and conflicts.
Keep plans, photos, project files, notices, concerns, variations, acceptances and defects findable as managed records.
Evaluate offers, measurements, invoices, payments, costs, hours and progress together; configured tax certificate checks keep a review history.
Combine technical data, intended readings, route and rail km in project-specific evidence for configured disciplines.
Give one-off and recurring tasks a date, priority, owner and reminder; overdue checks and approvals remain visible.
Keep clients, contacts, history, cost centres and customer-specific offer or invoice numbering organised.
Separate mobile capture from review and commercial approval; keep dispatch status, document version and working time traceable.
Plan shifts, locations, relief and daily reports; check configured evidence before scheduling while formal approvals remain with responsible parties.
For teams working across languages
RailPilot is available in German, English, Italian and French. Crews, site management and office teams work from the same information – in the language they use every day.
The language follows the person. Work section, rail km, quantities, photos and status stay the same for everyone.
A daily report, quantity or open point stays linked to its work section, rail km and evidence. Each role sees it in the selected language.
Four languages for the people who deliver and decide in the project.
Each language has its own directly linkable page. The selection remains changeable in the header at any time.
The current selection remains visible and can be changed directly in the header at any time.
Deutschland · Bauabzugsteuer im Projektfluss
Für Bauleistungen in Deutschland prüft RailPilot Freistellungsbescheinigungen nach § 48b EStG über Ihr beim Bundeszentralamt für Steuern registriertes EIBE-Benutzerkonto. Bundesland, Steuernummer und Sicherheitsnummer werden strukturiert geführt; Ergebnis, Gültigkeit, Referenz und Prüfzeitpunkt bleiben am Nachunternehmer, Auftrag und Zahlungsprozess nachvollziehbar.
Die technische Anbindung verwendet das Konto des berechtigten Leistungsempfängers und dessen XML-RPC-Schlüssel. RailPilot stellt keinen eigenen EIBE-Zugang bereit und ersetzt weder das BZSt noch das zuständige Finanzamt.
RailPilot führt die Abfrage aus der Einzelunterlage in den Vorgang – damit Fachbereich, Bauleitung und kaufmännische Prüfung auf denselben Nachweis schauen.
Bundesland, Steuernummer des Leistenden und Sicherheitsnummer aus der Bescheinigung in einer geführten Prüfung erfassen.
Status, Gültigkeitszeitraum, Referenz und gemeldete Einschränkungen vor der Auszahlung im Kontext der Leistung bewerten.
Prüfzeitpunkt und EIBE-Referenz werden zur Unterlage, zum Nachunternehmer und zur Zahlungsakte geführt – bei Bedarf erneut prüfbar.
Die Prüfung bleibt kein losgelöster Verwaltungsakt: Sie ist mit Leistung, Auftrag und Unterlage verbunden und kann bei neuen Zahlungsständen wiederholt werden.
Klare Abgrenzung: RailPilot dokumentiert die technische EIBE-Abfrage und stellt Ergebnisse rollenabhängig bereit. Ob im konkreten Leistungs- und Zahlungsfall Bauabzugsteuer zu berücksichtigen ist, ob eine Bescheinigung ausreicht und ob eine Zahlung freigegeben wird, prüfen und entscheiden die zuständigen kaufmännischen beziehungsweise steuerlichen Stellen. Die Bescheinigung selbst bleibt aufzubewahren.
From measurement to project close
Confirmed quantities, measurement attachments and evidence form the basis for billing. Authorised roles keep invoice status, open amounts, part payments, corrections, reminders, retentions and warranty periods up to date in the project.
Invoice types & corrections: partial, interim, cumulative and final invoices, credits, corrections, discounts, offsets and recurring billing can be tracked by company process.
Payment & deadlines: payment journal, part payments, staged reminders, retentions and warranty periods stay with the record.
E-invoice in the agreed format: formats such as XRechnung or ZUGFeRD/Factur-X can be provided for configured recipients. Format, version and validation are confirmed by country and recipient before dispatch.
Complete billing file: dispatch status with recipient, attachments, timestamp and document version, PDF, GAEB or e-invoice file, measurement attachments and supporting evidence can be bundled as a ZIP record.
Rechnungserstellung, Freigabe und Versand sind rollenabhängig. XRechnung, ZUGFeRD und Exporte werden je Einrichtungsumfang genutzt.
Planstände, Mängelmanagement & Bauüberwachung
Planversion, Abweichung, Foto, Zuständigkeit, Frist und Prüfergebnis werden direkt am Arbeitsabschnitt zusammengeführt. So wird aus einer Beobachtung am Gleis ein Vorgang, der nachvollziehbar geschlossen wird.
Planversion, Dokument und Abschnitt werden verknüpft. Damit ist erkennbar, welche Grundlage für Ausführung und spätere Prüfung gilt.
Klare Grenze: RailPilot strukturiert den Vorgang. Fachliche, vertragliche und betriebliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Rollen.
Sicherungsdienst im Gleisbereich
RailPilot verbindet Einsatzplanung, Tagesdokumentation und Leistungsnachweis für Sicherungspersonal mit dem jeweiligen Projekt und Arbeitsbereich. Disposition, Bauleitung und Büro sehen dieselbe Schichtbesetzung, dokumentierte Zeiten und Übergaben – abgestimmt auf Unternehmensprozess, Land und Betreiberanforderung.
Schicht, Einsatzort, Ablösung und hinterlegte Nachweise bleiben dem Arbeitsbereich zugeordnet. Damit sieht die Disposition vor dem Einsatz, wer vorgesehen ist; Bauleitung und Büro können die Besetzung im Tagesvorgang nachvollziehen.
Einweisung, Schichtbesetzung, Übergaben und besondere Ereignisse können im Tagesvorgang dokumentiert werden. RailPilot schafft den nachvollziehbaren Nachweis; Sicherungsanweisung, fachliche Bewertung und betriebliche Freigaben bleiben bei den zuständigen Stellen.
Projekt, Strecke, Arbeitsbereich, Schicht, Funktion und Ablösung in einem Einsatz führen. Abwesenheiten, Doppelbelegungen sowie fehlende oder ablaufende Nachweise werden vor der Disposition als Prüfhinweis sichtbar.
Personal, Einsatzort, Zeiten, erbrachte Leistungen, besondere Ereignisse, Wetter und Fotos direkt auf Smartphone oder Tablet erfassen. Jeder Eintrag bleibt dem Projekt, Arbeitsbereich und der konkreten Schicht zugeordnet.
Stunden und Leistungsarten im Tagesvorgang erfassen und von den dafür berechtigten Beteiligten direkt vor Ort unterschreiben lassen. Der signierte Leistungsnachweis steht Auftraggeber, Disposition und Büro rollenabhängig zur Verfügung.
Ausweise, Unterweisungen, Fortbildungen und Gültigkeiten am Mitarbeitendenprofil hinterlegen. Konfigurierbare Prüfhinweise machen fehlende, ablaufende oder nicht zum Einsatzprofil passende Nachweise vor der Disposition sichtbar.
Wichtige Abgrenzung: RailPilot bündelt Einsatzdaten, Dokumente und Prüfhinweise. Die fachliche Eignungsprüfung, Beauftragung, Sicherungsanweisung sowie betriebliche Zustimmung und Freigabe erfolgen weiterhin durch die jeweils zuständigen Personen und den Bahnbetreiber.
DB-SiPla-Arbeitsanmeldung
RailPilot bündelt Projekt, Einsatzplanung, Arbeitsstelle, Zeitraum und Anlagen in einer prüfbaren DB-SiPla-Arbeitsanmeldung. Pflichtangaben richten sich nach der gewählten Formularvariante; die Vorbefüllung macht vorhandene Projekt- und Einsatzdaten nutzbar, ohne fachliche Prüfung zu ersetzen.
Projekt, Strecke, Bahn-km, Arbeitszeit, Beschäftigte, Geräte und Zugang können aus dem passenden Einsatz ergänzt werden. Unklare oder fehlende Angaben bleiben sichtbar und werden fachlich vervollständigt.
Formularvariante, Pflichtfelder und erforderliche Anlagen werden im lokalen Entwurf geführt. So wird klar, welche Angaben und Unterlagen für die Arbeitsanmeldung noch fehlen.
Die Übergabe an das externe DB-Portal erfolgt nur als bewusst ausgelöster Entwurfsschritt. Fachliche Prüfung, Einreichung, Signatur und Freigabe bleiben bei den zuständigen Personen und Stellen.
Klare Zuständigkeiten: DB-SiPla unterstützt die Vorbereitung und Dokumentation. RailPilot trifft keine Entscheidung über Sicherungsmaßnahmen und ersetzt weder Gefährdungsbeurteilung noch betriebliche Zustimmung oder Freigabe.
QR assets & resources
Machines, vehicles and tools receive a QR code. Depending on the configured role, a camera scan or PIN links the issue to an employee and project; returns are checked and damage stays with photos and workshop history.
Before a possession or work interval
RailPilot combines the period, work section, crew, vehicle, equipment, cable drum and technical gear in one conflict check – including absences, maintenance and committed resources. For protection staff, function, shift, relief and evidence status can be included in the same check.
Product example: select a checkpoint to see how RailPilot brings deployment preparation together.
RailPilot bündelt den Einsatzcheck und macht hinterlegte Status sichtbar. Das System ersetzt weder Qualifikations- und Fachprüfung noch Sicherungsanweisung, betriebliche Zustimmung oder Freigaben der jeweils zuständigen Stellen.
Rail km in context
For projects in Germany, the rail map connects project locations with operating points, DS100 codes, route numbers and rail km. The work zoom shows 100-metre markers on the active track.
Standortnutzung, Kartenabdeckung und freigegebene Datenquellen werden je Zielunternehmen geprüft.
Planning, cost & analysis
Project leads and the office see progress, open points, resources and billing readiness based on structured site documentation. Crew daily reports and, where configured, site supervision records provide the shared basis.
Kennzahlen und Auswertungen hängen von eingerichteten Modulen, Rollen und Datenqualität ab.
Configured around your company process
Before setup, we clarify what RailPilot should manage, which systems remain authoritative and which handovers must work in daily operations.
Projektdateien, Planversionen, Übergaben an vereinbarte CDEs, BIM-bezogene Modelle, Dateiimporte und E-Rechnungsformate werden nach führendem System, Datenrichtung und Feldzuordnung geprüft.
Kolonne, Vorarbeiter, Projektleitung und Buchhaltung erhalten die Schritte und Rechte, die ihr Ablauf vorsieht. Wiederkehrende Aufgaben und optionale Prüfprozesse werden passend eingerichtet.
Felder, Listen, Pflichtangaben und Oberfläche folgen dem tatsächlichen Arbeitsablauf. Fachmodule, Exporte und Schnittstellen werden nach Nutzen und Priorität ergänzt.
Introduce it step by step in a real project
RailPilot is configured for a concrete project with the roles, required data and handovers needed in daily work. The pilot makes a clearly bounded flow testable without committing you to a complete system change.
Non-binding – you decide after the conversation.
Security & operations
For evidence, personnel data and billing, we define who can access what, how data is managed and who owns operations. The concrete setup is documented for the agreed target environment.
Rollen und Ausnahmen werden entlang der tatsächlichen Zuständigkeiten eingerichtet und vor dem Einsatz gemeinsam geprüft.
Anmeldung, Sitzungen und Schutz vor missbräuchlichen Anfragen werden für die Zielumgebung dokumentiert und technisch geprüft.
Ausgabe, Rückgabe, Freigabe und Widerruf werden rollenabhängig geführt und in einer nachvollziehbaren Historie dokumentiert.
Zugriff, Speicherung, Vorschau und Download werden passend zu Schutzbedarf, Rollenmodell und vereinbartem Betrieb eingerichtet.
Backup-Ziele, Aufbewahrung, Wiederherstellungsweg und Zuständigkeit werden für die Produktumgebung dokumentiert und vor dem Rollout geprüft.
GAEB-, Tabellen- und E-Rechnungsformate werden je Empfänger, Version und Einrichtungsumfang festgelegt; der Validierungsweg wird vor dem produktiven Einsatz dokumentiert.
Operations details are clarified before contract. Data flows, role model, exports, data location, processing agreement, technical measures, backups and responsibilities are documented for the agreed target environment.
Frequently asked questions about rail construction software
Clear answers about use, roles, data, interfaces and rollout.
For construction and specialist companies in rail construction and railway infrastructure in Germany, Austria and Switzerland. Scope, disciplines and roles are adapted to the company and client requirements.
We reply personally, usually within one business day, and start with a real work section or bottleneck. Together we define roles, data and interfaces for a testable pilot.
Yes. RailPilot runs in the browser on smartphone, tablet and desktop. Connectivity and fallback requirements are checked for each site environment before the pilot.
Capture, review and approval remain role-based. Crews prepare confirmed work while project and office roles continue measurements, invoices and approvals.
Before rollout, we define roles, data flows, exports, operations and responsibilities for the target environment so every access and transfer is clear.
Pricing and offers are available on request only, based on project scope, roles, interfaces and company structure.
As project records with photo, location or rail km, owner, deadline, document or plan reference and status, so the next responsible step remains visible.
This is defined from the leading systems, files and desired data direction. Interfaces and validation steps are agreed before setup.
Depending on the project: track, cable and earthing, 50 Hz, point heating, signalling, noise barriers, overhead line, platforms, protection staff, logistics and surveying.
It can manage shifts, locations, relief, daily reports and work records while showing configured qualification and training validity notes. Formal suitability and operational approvals remain with the responsible bodies.
Je Rolle können Bautagesbericht, Zeiten, Personal, Fotos, Behinderungen, Mengen, Kabel- und Erdungsdaten, Aufmaßvorbereitung und QR-Assets direkt am Arbeitsabschnitt erfasst werden. Kaufmännische Prüfungen und Freigaben bleiben dort, wo Ihr Prozess sie vorsieht.
Test RailPilot in your own workflow
Tell us where your workflow currently gets stuck – for example in daily reports, work records, defects or measurements. We usually reply within one business day with a clear assessment and an honest view on whether a pilot makes sense.
Your starting pointYour current workflow and key bottleneck become concrete.
A testable checkpointWe define what the pilot should show for crew, site management and office.
A reasoned decisionYou decide calmly afterwards whether and how to continue.
